Ahorra tiempo con la automatización de los procesos

automatizacion

La digitalización ha permitido que muchos departamentos ahorren tiempo y acorten sus procesos gracias a la automatización. Estos procedimientos (o métodos, técnicas) llegan también al área de Recursos Humanos.

La automatización permite ganar tiempo en los procesos de selección, los vuelve más ágiles y eficientes. Ello le permite al reclutador ahorrar el tiempo que invertía en tareas burocráticas o repetitivas y ganar tiempo de calidad con los candidatos.

¿Qué es el Smart Recruiting?

El Smart Recruiting o la automatización de procesos consiste en usar la tecnología con el fin de optimizar los pasos necesarios para la captación y selección de personal.

Gracias a la automatización, el reclutador reduce tiempo en la preselección y puede invertir parte de su jornada en las personas, detectando a aquellos candidatos que mejor encajen en el perfil de la vacante.

La automatización se produce de la mano de funcionalidades que permiten un filtro casi inmediato de los CV arrojando una cantidad manejable de candidatos con un alto grado de adecuación a la vacante.

Beneficios del Smart Recruiting

Tal y como lo hemos comentado, el uso de procesos automatizados en la selección de personal aporta estos 4 beneficios principales:

  1. Aumento del tiempo que se le puede dedicar al candidato. Las automatizaciones que, aplicadas a las diferentes fases del proceso, ayudan a filtrar y localizar los CV más adecuados a la vacante evitan que dicha labor se deba ejecutar de modomanual; además, así se evitan las contaminaciones subjetivas o de “urgencia” que pueden originar que el reclutador pase por alto detalles importantes del CV que revisa. Al reducirse el trabajo de preselección manual, aumenta el tiempo que se puede dedicar a cada una de las candidaturas que más se ajustan al perfil.
  2. Aumento de la calidad de los CV: al usar filtros automáticos, el número de CV adecuados es manejable y con un alto grado de adecuación al perfil que se tenía en mente a la hora de publicar la vacante. Gracias a ello, el reclutador puede dedicar tiempo a conocerlo mejor, revisar su CV y analizar con detenimiento su postulación.
  3. Mejora la experiencia del candidato: con el uso de Smart Recruiting el candidato va siendo informado de forma automática según avanza o no en el proceso. La comunicación personalizada y continua permite que el candidato se sienta acompañado y tenga una buena experiencia durante el proceso. Ello es sumamente importante, ya que el 80% de los candidatos afirman que no están dispuestos a volver a aplicar a una compañía si esta no les ha notificado el estado de su candidatura ((poner una de las estadísticas sobre este tema)). Una mala experiencia del candidato puede causar que la reputación de marca se perjudique; además, se puede perder clientes y posibles candidatos futuros.
  4. Mejora la efectividad del departamento: gracias al panel de control, puedes conocer los canales que más candidatos aportan, aquellos reclutadores que más contrataciones han llevado a cabo y el tiempo en el que se cubre una vacante.

¿Qué partes del proceso podemos automatizar?

Pongamos el foco en las cifras. Cada vacante se publica en una media de 4 canales o más. Por cada puesto ofertado, recibes una media de 250 CV -dependiendo de la vacante, muchas veces la cifra es mayor-.

En un proceso tipo, suelen llegar las candidaturas por más de un canal, a veces incluso duplicadas; por lo tanto, el trabajo del reclutador también se va multiplicando y a veces se va haciendo inabarcable. Es en estos momentos cuando debemos recurrir a las herramientas que nos ayudarán a automatizar el proceso, así como aobtener una cantidad manejable y adecuada de CV para una vacante. Veamos qué etapas del proceso podemos automatizar total o parcialmente:

  1. Publicación de la vacante: gracias al uso de un software de reclutamiento se puede realizar multiposting de la vacante en diferentes canales; así se publica en un clic en diferentes canales y se recoge a través de una sola plataforma los CV que llegan, eliminando los duplicados.
  2. Filtraje de currículums: Existen diferentes funcionalidades que pueden ayudarnos en el filtraje automático de candidatos. Por ejemplo, las preguntas de filtrado o los test permiten ir eliminando candidatos durante el proceso de forma automática.
  3. Kit de entrevistas: Está claro que las entrevistas son una de las etapas más importantes del proceso y en las que el reclutador puede aportar más valor, desde muchos puntos de vista diferentes. No obstante, existen partes de la entrevista que también se pueden automatizar, sobre todo aquellas etapas previas y posteriores, así como trabajar con información compartida si hubiera varios entrevistadores.
  4. Comunicación con el candidato: Todos sabemos que, si una persona ha pasado por un proceso y no ha encajado, ello no quiere decir que no pueda ser una buena opción para el futuro. Por ello, es tan importante que, aunque quede descartado, se lleve una buena impresión de nuestra marca, como empleadora. Los mensajes automáticos personalizados permiten proporcionar feedback en cada parte del proceso tanto para el candidato como para otros reclutadores implicados en el proceso; además, ayudan a que nuestro candidato se quede con una buena experiencia de usuario.
  5. Evaluaciones por parte de los miembros del equipo de reclutamiento: crear un sistema de puntuación y compartir la información entre los diferentes miembros permite ahorrar tiempo y eliminar el temido Excel. Estas evaluaciones permiten que una candidatura no quede pendiente y establecen qué puntos deben tenerse en cuenta para encontrar al candidato persona.

Funcionalidades para automatizar el proceso de selección

Actualmente existen funcionalidades que te ayudarán en tus tareas diarias y  además harán al departamento mucho más eficiente.

Algunas de las funcionalidades están ya disponibles en CompuTrabajo y si aún no las estás  usando, ha llegado el momento de hacerlo.

  • Killer Questions: las preguntas de filtrado permiten localizar a aquellos candidatos más aptos para continuar en el proceso o incluso asignarles una puntuación para crear un ranquin. Puedes saber mucho más sobre esta funcionalidad aquí.
  • Grado de adecuación: este porcentaje se calcula con una fórmula que compara 30 campos entre la vacante y el CV del candidato. La automatización permite que, si un candidato no obtiene un grado de adecuación mayor a X, quede archivado en la fase del proceso que decidamos, de forma automática.
  • Test de idioma: gracias a los test, podremos saber si el candidato tiene el nivel necesario para desarrollar de forma óptima la tarea asignada al puesto de trabajo. Tal y como ocurre con el grado de adecuación, si el candidato no supera el test con una nota media definida previamente por nosotros, puede quedar descartado del proceso. Así se permite ahorrar el tiempo al reclutador de corregir y filtrar esos CV en una fase más avanzada.
  • Test a medida: esta funcionalidad está disponible en Sherlock, el Software de reclutamiento de CompuTrabajo, y permite a las empresas crear un test acorde con sus necesidades filtrando a los candidatos, por ejemplo, según si sus habilidades resultantes coinciden con las que necesitamos para cubrir la vacante, o no.
  • Kit de entrevistas: obviamente las entrevistas no se pueden automatizar, pero la tecnología facilita la concertación de citas y la puntuación tras cada una de las entrevistas. El kit permite programar que todos los candidatos reciban las mismas preguntas base, así como que cada miembro añada sus anotaciones y puntúe al candidato. Esta herramienta también puede usarse con managers o miembros del equipo que no formen parte de RR. HH, pero que intervengan en el proceso de selección y reclutamiento de personal.

También es importante añadir que se pueden crear reglas para que un candidato supere o no la fase. Por ejemplo, si el manager del departamento y Manuela Gil (reclutadora) dan el visto bueno al candidato, este pasa a la siguiente fase, de manera automática.

  • Comunicación automática: y aunque no menos importante, la comunicación debe ser constante. Sabemos que esto resta mucho tiempo al equipo de reclutadores, y muchas veces la comunicación no es tan eficiente o constante como debería. Gracias a la automatización, se pueden crear reglas de comunicación que envíen correos personalizados a los candidatos para comunicarles en qué fase del proceso se encuentran, si deben realizar algún test, si han pasado a la siguiente e incluso si han sido descartados del proceso. Mantener el contacto con el candidato origina que este se sienta valorado y recomiende la empresa, aunque no haya sigo escogido para cubrir la vacante.

El Smart Recruiting o automatización de los procesos de selección es un conjunto de funcionalidades que incluye un buen Software de Reclutamiento. Si estás interesado en conocer más sobre estas funcionalidades o sobre Sherlock, el software de reclutamiento con el que CompuTrabajo colabora en exclusiva, no dudes en visitar el siguiente enlace.

9 Comments on “Ahorra tiempo con la automatización de los procesos”

  1. Hola, las veces que deceo publicar una nesecidad de colaboradores, no puedo acceder ya que me pide una serie de requisitos, la persona que regularmente hacia estas requisiciines ya no labora en mi empresa y ella nunca me dejo el pass word, podrian ayudarme en rehacer la aplicacion para en lo futuro hacerlo yo mismo?.
    Gracias.
    Felix Quevedo

  2. El Centro Brasiliense Juscelino Kubitschek necesita esta Interesante Plataforma para captar Colaboradores, nosotros Enseñamos Idiomas y necesitamos Promotoras y Promotores de 18 a 60 años para trabajar en sus horas libres.

    1. Hola Carlos, te recomendamos darte de alta en nuestro portal como empresa para que la oferta tenga la máxima visibilidad.El procedimiento para publicar tus vacantes es muy simple. Tienes que registrar tu empresa utilizando la dirección de e-mail y una contraseña en nuestra web y luego hacer click en la pestaña “Publicar oferta”. Podrás acceder a los CV que se hayan inscrito en tus ofertas a través de tu área de empresa.

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