Guía práctica para el regreso a la oficina

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Poco a poco, muchas oficinas, tiendas y fábricas van volviendo a abrir sus puertas físicas. Las empresas y los colaboradores piensan en el retorno al trabajo y al equipo de Recursos Humanos le toca planificar cómo facilitará esta transición a los colaboradores.

Aunque mucha gente ya tenga ganas de volver a la “normalidad”, lo cierto es que durante 4 meses hemos vivido situaciones de estrés y nos ha tocado adaptarnos con mayor o menor facilidad al cambio. Algunos profesionales han tenido la posibilidad de trabajar desde casa, otros no.

Sin embargo, todos tienen en común los nervios y el estrés de preparar el retorno. Es necesario tener en cuenta los efectos psicosociales y desarrollar una estrategia para que la transición no sea abrupta ni traumática para el trabajador.

¿Cómo va a ser el retorno a los centros de trabajo?

Los psicólogos recomiendan establecer horarios claros para planificar la vuelta. El acompañamiento y la difusión de las medidas de seguridad que ha tomado la empresa son claves para tranquilizarlos y garantizar su seguridad.

A continuación, se presentan algunos consejos:

  • Plantea un plan de seguridad para todos los colaboradores. Garantiza un espacio de trabajo con distancia entre los trabajadores. Facilita el lavado de manos, establece pautas para socializar con los compañeros, informa qué medidas se han tomado por parte de la empresa y comunícalo con tiempo para que los colaboradores se familiaricen y estén más tranquilos con el retorno.
  • Regreso por fases al centro de trabajo. Considera las necesidades de la empresa y elabora una estrategia de retorno según prioridades. Ello permitirá que la vuelta sea mucho más organizada y con menos riesgo para la salud.
  • Reorganiza la oficina si es necesario para que puedan trabajar con comodidad. El espacio de trabajo influye en la productividad del trabajador, así que adecúa el sitio para hacer frente a las nuevas circunstancias.
  • Prepara un manual de reincorporación. Crea una check list para que el colaborador vaya marcando todo lo que debe hacer al incorporarse.
  • Trabajo colaborativo. Quizás durante un tiempo conviva el trabajo remoto y el presencial. Asegúrate de que cada departamento tiene las herramientas y las estrategias adecuadas para seguir trabajando con normalidad, aunque no toda la plantilla esté físicamente en el mismo lugar.
  • Segmenta a tus colaboradores y crea franjas de entrada y salida escalonada para evitar la congregación de varios colaboradores al mismo tiempo.

Forma a tus líderes para que acompañen al equipo

Una de las mejores formas de asegurarte de que los colaboradores vuelven a la normalidad sin mucho estrés (derivado principalmente de la incertidumbre) es que los líderes desarrollen nuevas formas de liderazgo.

Estos líderes deben saber inspirar a su equipo para afrontar estas dificultades y también motivarlos para que la vuelta no sea traumática.

Es importante fijar bien los propósitos del departamento e instaurar una estrategia con pequeñas metas que permitan que el equipo se sienta realizado.

El área de RR.HH. deberá facilitar estas nuevas claves de liderazgo. Ello se puede promover mediante la socialización de casos de éxito, mostrando ejemplos concretos y también leyendo algunos artículos para desarrollar acciones concretas a fin de que asimilen la información y la implementen de forma correcta.

Luego del desgaste emocional de este año, es importante que quienes están al mando de los equipos busquen fórmulas para implicar y estimular a sus equipos.

Trabajo remoto y trabajo presencial, la convivencia

Otro gran reto presente en esta nueva “normalidad” es contar con equipos que siguen en diferentes localizaciones.

El 46% de los directores financieros encuestados por CFO Pulse asegura que están acelerando la puesta en marcha de nuevas formas de trabajo y la automatización como parte de la adaptación a la nueva realidad.

La empresa debe plantearse qué sucederá con el trabajo desde casa. Mientras tanto, la posibilidad de desarrollar el trabajo remoto permite que quienes acuden de forma física a la oficina dispongan de más espacio y puedan mantener la distancia de seguridad.

Si durante la cuarentena ya se aplicaron fórmulas para continuar con las reuniones del departamento, ahora no debe ser diferente.

Sin embargo, recuerda que, cuando se desarrollen reuniones, quienes están en la oficina deberán seguir los protocolos de seguridad implementados. Quienes sigan en modo home office deberán tener claros los horarios, las formas de trabajar y las herramientas para mantener el buen funcionamiento.

Tanto RR.HH. como los mánagers del departamento deben identificar fórmulas eficientes para mejorar la operatividad de la empresa y, si es posible, digitalizarla.

Comprensión y humanidad para retener al talento

La cultura de la organización debe ser empática y tener en cuenta lo que puede estar pasando el colaborador debido al regreso a sus labores presenciales.

Los sentimientos negativos pueden deberse al miedo del contagio, la incertidumbre por saber qué ocurrirá, la ansiedad de tomar el transporte público… Mil cosas pueden pasar por su mente.

Intenta hablar con ellos y conocer cómo se encuentran. Indícales que es importante reducir los retos a acciones pequeñas y asumibles.

Para mejorar su salud mental, pueden desarrollar las siguientes actividades:

  • Crear un grupo para los que vayan a volver el mismo día.
  • Facilitar herramientas para que hablen sobre cómo se sienten.
  • Programa progresivo para adaptarse poco a poco a los nuevos horarios.
  • Conocer las medidas de seguridad, pero no sobresaturar con información extra.
  • Elaborar un listado con las motivaciones para volver.
  • Permitir la desconexión fuera de su horario laboral.
  • Facilitar o promover actividades gratificantes al terminar como, por ejemplo, ejercicios de relajación, meditación, stretching…

De este modo, los colaboradores comprobarán que la empresa piensa en ellos y antepone su salud a la productividad. Este sentimiento puede ser el diferencial entre retener el talento o perderlo en cuanto se presenten oportunidades laborales en ese rubro.

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