Pasos para realizar un Onboarding exitoso

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Quienes desconocen el alcance completo de la labor de las áreas de Recursos Humanos pueden pensar que esta termina tras la contratación. Nada más lejos de la realidad. Tras la contratación, los esfuerzos se dirigen a fidelizar ese talento.

El proceso de acogida hace referencia al periodo de tiempo en que tanto el departamento de Gestión de Talento como el equipo le dan la bienvenida al nuevo miembro y lo ayudan a sentirse parte de la empresa.

Realizar un buen Onboarding es esencial, ya que el 20% de las nuevas incorporaciones se plantean dejar el trabajo tras el primer día.

Además, este proceso es un win-win, ya que el empleado se sentirá útil y capacitado, y para la empresa, ese nuevo miembro podrá realizar un trabajo efectivo cuanto antes y empezará a generar beneficios con mayor anticipación, lo que no ocurriría si no se implementa  ese plan de integración.

¿Cómo implemento este proceso en mi organización?

Con el fin de poder realizar un Onboarding exitoso, es importante que sigas estas 5 fases para que el recién llegado sepa en cada momento qué esperar.

1. Construir un plan de acción

Como en toda estrategia, debe haber un plan detallado de las fases y pasos del proceso. Este plan debe ser ideado y desarrollado por el departamento de Recursos Humanos; sin embargo, será principalmente implementado por el mánager y los miembros del equipo de trabajo que integrará  la persona recién incorporada.

Algunos consejos para construir el plan:

  • Enviar el contrato con antelación al candidato para que lo lea tranquilamente y anote sus dudas.
  • Dosificar la información durante los primeros días para evitar una saturación. La información debe darse de forma paulatina y en el momento oportuno.
  • Realizar rondas de presentación para que conozca a todo el equipo.
  • Brindar pautas para que el mánager pueda ir dándole trabajo hasta conseguir desarrollar sus competencias.
  • Habilitar un espacio para que plantee preguntas relacionadas con el contrato, las vacaciones, los beneficios, etc.
  • Efectuar un seguimiento de todo el proceso.

2. El primer día es crucial: supervisar la bienvenida

Las primeras impresiones cuentan. Para que el primer día sea una buena jornada, es importante tener ciertos requisitos en consideración.

Lo primero es comunicar al equipo que va a incorporarse una persona nueva. También es importante que cuando se integre disponga de mesa, correo corporativo, material de oficina…

Durante ese primer día, se puede plantear una reunión entre la persona, el equipo de Recursos Humanos y el mánager del equipo del cual formará parte.

En esta reunión,se debe propiciar  que pueda preguntar todo lo que necesite sobre la empresa, sus beneficios y el modo de funcionamiento. Asimismo, que consulte si no ha entendido algo del contrato o necesita alguna aclaración.

Una vez concluida la burocracia, es el momento de presentarle al equipo. Nuestro consejo es empezar primero por las personas con las que trabajará codo con codo. Luego al resto, pero tranquilizándolo  si no se aprende los nombres, pues tendrá tiempo de hacerlo.

Habrá ciertos documentos que deberán leerse para empaparse un poco de la empresa y su modo de proceder. Un organigrama y las personas de contacto para ciertos temas serán una buena manera de facilitarle los primeros pasos en la compañía.

Ese listado de contactos puede centrarse, por ejemplo, en a quién llamar si se tiene problemas informáticos o quién se encarga de cierta área en la que trabajará.

Puede parecer una tontería, pero esta guía le ayudará a ser un poco más autónomo; así se sentirá  capaz de aportar valor al equipo sin  considerarse una carga.

3. Crear sentimiento de pertenencia

Cada persona descubre la empresa por sí misma, a su ritmo. Lo que pueden hacer los gestores de talento es facilitarles la integración y crear sentido de pertenencia.

Existen  varias estrategias que se implementan en estos casos:

  • Kit de bienvenida: camiseta, taza, lapicero y lápiz. Usar algún objeto alusivo a la empresa hace que te sientas parte del equipo, solo por compartir algo con el resto. Por ejemplo,  una empresa  cuando llega un nuevo miembro le entrega una camiseta de un color y automáticamente forma parte de un equipo, de los cuatro que tiene la entidad. Entonces durante todo el año hacen pruebas y compiten por algún premio. De este modo, la persona, solo al entrar, ya forma parte de un equipo que lo ayudará a integrarse y hacer sinergia para conseguir un objetivo común.
  • Programa de apadrinados. Cuando se incorpora  un recién llegado, se le asigna un padrino que lo ayudará a comprender la dinámica de la empresa: le podrá preguntar lo que quiera, le enseñará la zona de descanso, le presentará personas a la hora del café, etc.
  • Crear encuentros para presentar a la gente e interactuar. Otra forma de que el “nuevo” conozca a otras personas de la empresa es propiciar encuentros para que puedan hablar y entablar relaciones. Un buen ambiente laboral permite que la gente sea mucho más productiva.
  • Invitarlo a reuniones laborales. Seguramente aún no podrá participar activamente al tratar los temas planteados, pero asistir a las reuniones es una forma inclusiva de mostrarle cómo se trabaja en equipo y que todas las personas cuentan. Recuerda  que actualmente los perfiles han cambiado y son transversales; les gusta que las empresas sean transparentes y compartan la visión global.

4. Promover la misión de la empresa

Este tema se ha tratado en las fases anteriores, es decir, durante el proceso de reclutamiento. Pero no resulta  lo mismo leerlo que vivirlo en primera persona.

Conocer la historia de la empresa puede ayudarle a entender el porqué del crecimiento, de la cultura organizacional y de la forma de trabajar.

Los humanos estamos hechos para comprender narrativas que nos cautiven, así que contarle la historia del porqué es una buena forma de que se integre y comulgue con los mismos ideales de la organización.

Pueden recomendarle, por ejemplo, algunos libros o películas que encajen con la visión de la empresa. Y si alguno de los líderes o miembros ha escrito algún libro sobre su experiencia, se le puede facilitar para que entienda mejor cómo y dónde empezó todo.

En este paso de la estrategia, el objetivo es generar sentido de la pertenencia, es decir, creer en lo que hace la empresa, compartirlo y trabajar para conseguir extender esa misión.

5. Análisis

Y ,como siempre, no se puede descuidar la parte del seguimiento. En este caso, se llevará a cabo tanto por el reclutador como por el mánager.

Realizar  una reunión luego  de unos días para ver cómo se integra y otra antes de finalizar el período de prueba puede ser una buena manera de tomarle el pulso a ese talento y evitar su fuga.

Una buena pregunta durante  esas reuniones es si el trabajo está cumpliendo con sus expectativas y si era lo que esperaba cuando aplicó a la oferta. La respuesta puede ayudar a los reclutadores a ajustar las futuras candidaturas para que resulten  atractivas y efectivas.

Finalmente, los datos les indicarán si el proceso de Onboarding ha sido exitoso o debe ser modificado.

Realizar encuestas a los recién llegados brindará información sobre si es un buen plan de “aterrizaje” o si necesita cambios. También es una buena forma de conocer el punto de vista de alguien que aún no está contaminado por el día a día o por el statu quo.

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