Teletrabajo: Herramientas de productividad

Los retos que conlleva el teletrabajo son diferentes. Para las áreas de recursos humanos, uno de los principales desafíos es lograr ese cambio en la cultura organizacional. Sin embargo, este “cambio de chip” definitivamente ya nos alcanzó. En el contexto actual, esta es una gran responsabilidad para dichas áreas; por ello, se debe asumir de manera ágil y eficiente para que ni la empresa ni sus colaboradores se vean “golpeados” por este inesperado (y casi inmediato) proceso de adaptación y de transformación digital de muchas compañías.

Los buenos consejos para hacerle frente a esta situación siempre son bienvenidos. Por ello, se presentan a continuación una serie de pautas para implementar el home office al interior de tu compañía, las cuales van a ayudarte a desarrollar las labores remotas que tu operación requiere.

Organización = productividad

Este periodo no debe significar necesariamente una para de actividades de tu empresa; al contrario, en estas circunstancias se evidenciarán la efectividad y el compromiso de tus colaboradores, así como la real necesidad de muchas de las tareas desarrolladas. Todo ello se verá reflejado en los resultados y el logro de objetivos.

Para empezar, debes preguntarte ¿qué necesito para implementar el teletrabajo?, ¿por dónde empezar?… Es decir, debes estructurar rápidamente un plan de acción frente a la coyuntura, pero de manera adecuada. En primer lugar, debes considerar cómo vas a organizar las labores.

La organización de los diferentes aspectos que convergen en el teletrabajo resulta fundamental para saber qué vas a requerir. A continuación, se presenta un “check list” de los elementos que no pueden quedar fuera en dicho proceso de implementación:

  • Horarios, rutinas y descansos
  • Adecuación de “la oficina en casa”
  • Metas (por tiempo y por actores)
  • Tareas y actividades (estableciendo fechas de entrega o finalización)
  • Medición de la efectividad del plan

Para que resulte efectivo todo lo anterior, lo más importante es la gestión del tiempo. Es necesario ser muy acertados en su uso, ya que el tiempo no se puede recuperar.

Un estudio de la Universidad de California indica que el tiempo promedio que le toma a una persona concentrarse de nuevo en lo que está haciendo o en iniciar una nueva tarea es 23 minutos. Por otro lado, acaparar muchas tareas a la vez no garantiza que se esté siendo más productivo o efectivo; en otras palabras, la multitarea es un enemigo de la productividad.

Aspectos necesarios y orden de prioridades

En cuanto a los horarios, está claro que incluso cuando los empleados se encuentren en sus hogares deben desarrollar la jornada laboral como si estuvieran en la empresa; sin embargo, debe considerarse una cuota de flexibilidad, por ejemplo, si se tienen niños pequeños en casa.

Asimismo, la rutina y los descansos deben definirse según el criterio del colaborador. Gracias a la tecnología, es posible ayudarlos a mantener una estructura en la que puedan hallar el equilibrio entre la vida laboral y su vida familiar en el mismo espacio. Ello implica que adecúen el espacio para trabajar: un recinto, en lo posible cerrado, que permita la concentración en el trabajo.

Quizás los colaboradores no cuenten con un espacio idóneo para adecuar su “oficina en casa”; no obstante, resulta necesario que elijan un lugar que sea cómodo, exclusivo para el trabajo, al que vayan preparados para laborar y en el que se garantice el buen funcionamiento de sus herramientas de trabajo. Tu deber es transmitirle todo ello a quienes se encuentren laborando en su hogar durante este periodo.

Las tareas permiten alcanzar las metas. Para ello, se puede descargar alguna una aplicación que ayude a priorizar y ordenar las actividades. Por ejemplo, es posible aplicar el modelo de la matriz de Eisenhower:

¿Cómo funciona? Se debe considerar el orden de prioridades:

Prioridad 1: Todo aquello que es urgente y además importante se debe hacer.

Prioridad 2: Algunas de las tareas a realizar pueden no ser urgentes, aunque siguen siendo importantes. Por ello, debes decidir cuándo deben realizarse, quiénes deben hacerlo y qué método seguir para ejecutarlas.

Prioridad 3: Si una tarea es urgente pero no importante, lo más acertado es delegarla a quien corresponda, de manera que ello te permita dedicarte a tareas más importantes sin descuidar las otras.

Prioridad 4: Si la tarea de verdad no es urgente y tampoco es importante, no te desgastes: elimínala de tus pendientes.

Habiendo definido la prioridad de las tareas, será más sencillo apuntar directamente a las metas. ¿Cómo puedes organizarlas? Debes empezar por lo más importante y urgente y, en lo posible, por la tarea más compleja, pues si dejas esta para el final del día, estarás toda la jornada pensando en ello y así disminuirás tu productividad.

El afamado escritor Mark Twain decía que lo mejor que se puede hacer al iniciar el día es “comer una rana”; es decir, debes asumir el asunto más complejo sin titubeos, evitando la procrastinación. Por ello, desde muy temprano, debes abocarte a ese asunto que resulta tan complicado.

En cuanto a las metas, es importante utilizar un sistema para definirlas. Para ello, puedes apoyarte en el modelo de los objetivos SMART de George T. Dorian con las siguientes características:

  • Específicas
  • Medibles
  • Alcanzables
  • Realistas
  • Tiempo definido

De esta manera, y con la vista puesta en las prioridades, te será más sencillo establecer las acciones, tareas o actividades que te permitan lograr las metas de manera diaria, semanal o mensual.

Herramientas para un mejor teletrabajo

Muchas aplicaciones y desarrollos tecnológicos permiten gestionar las tareas y mantener la productividad. Algunas de las siguientes te pueden servir:

  • Focus Booster
  • Things 3
  • Quip
  • Todoist
  • Trello
  • OmniFocus
  • Wunderlist
  • Buffer
  • Zapier
  • Slack

Así como se gestionan las actividades de manera organizada, también se deben dosificar las pausas. Actividades como practicar la meditación, escuchar música relajante, utilizar técnicas de respiración, colorear, entre otras te permitirán reducir el estrés, despejar la mente y recargar energías. Esta es una lista de aplicaciones útiles para tomar descansos guiados:

  • Tayasui Color
  • Aura: Mindfulness & happiness
  • Breathe2relax
  • Gravilux
  • White Noise Lite
  • Prune
  • Intimind
  • Smiling Mind

El elemento básico para emprender todo lo anterior es el tiempo. Administrar y medir de manera efectiva el tiempo te permitirá desarrollar de manera exitosa cada jornada de teletrabajo. Alguna de las siguientes aplicaciones te puede servir para administrar el tiempo:

  • Week plan
  • Weekies
  • GQueues
  • Toggl
  • RescueTime
  • Doris
  • Pomodoro

¿Todo esto realmente funciona?

Claro que sí. La garantía para que toda estrategia de implementación del teletrabajo llegue a feliz término es ser disciplinados, estar comprometidos y dar esa milla extra como corresponde. ¿Cómo puedes saber si acertaste? Midiendo la efectividad del plan.

Esta efectividad es comprobable revisando el logro de los objetivos individuales, grupales, por áreas y generales de la compañía, mediante el análisis de los indicadores de gestión gracias a los cuales puedes determinar qué se está haciendo bien, qué se puede ajustar y si se está logrando todo aquello que se había proyectado.

Utiliza todas las herramientas que te brinda la tecnología en este momento de cambio y de transformación. No lo veas como un problema, sino como la oportunidad de mudarte a lo digital, de potencializarte en otro espacio y de iniciar una nueva vida laboral… que nada se aleja del futuro cercano.

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